如何正确制作和发送外贸报价单？

外贸业务有自己独特的报价方式，术语叫发盘（Offer）。一个正式的外贸报价，不仅应有完整的价格术语表达式（FOB、CIF、CFR等），还应包括品名、数量等，特别是要加上报价有效时间。因为国际市场变化大，价格常常要随行就市做调整。此外，规定有效时间还可以起到促使客户早日下单的作用，其潜台词就是“这个价格很便宜，要买就赶快，过几天可能就不是这个价了”。这种正式的报价称为实盘（firm offer），如果客户在报价规定的有效期内回复接受，出价方就不可再做更改了。

（一）报价的基本要求

报价一定要有针对性，初步报价应比较贴近行业价格，但又要有回旋的余地。报价不能太慢，半个月后才报价，客户可能早就找到卖方了。此外，还要做到报价准确。

要做到报价准确有两个方法：一是经常了解同行的价格；二是经常与工厂技术人员交流，了解自己产品的生产流程与成本情况，做到心中有底，这样在与客户交流时会更专业和从容。

（二）报价前与客户的沟通

每个公司都有自己的一套报价体系，可是有时候客户也会提供自己的“报价单”。值得一提的是，一份完整的报价单除了包括产品图片、货号、货物描述、单价、出货港口、单个产品包装、装箱率、外箱用料、毛重、净重等项目外，还要与客户沟通一些其他的细节问题。

（1）产品是否需要做客户指定测试？测试费用谁来承担？如果测试费用由工厂承担，要向客户索要测试费用明细，了解一款产品大致需要多少测试费？很多客户会承担测试费用，但也有些客户不承担这部分费用，所以，报价前一定要与客户确认是否包含此费用？

（2）是否需要为产品购买保险？保险费用由谁承担？

（3）付款方式若是信用证××天，也要将银行利率这部分算在报价成本内。

（4）产品的包装：这里所说的包装不是指多少产品装一个内箱，然后几个内箱装一个外箱的意思，而是指单个产品包装。

有些客户会自己提供产品包装，因为其有自己合作的印刷厂，这时的报价就可以减去这部分成本。有些客户需本公司工厂来承担产品包装的费用，若是这样，报价时就应该加上这部分成本。

（5）有些报价要附上产品进口商关税代码，相关人员如有疑问可以写邮件询问客户，填写的税率一定要准确，否则可能要承担由此造成的损失。

（6）向客户确认大概的订单量，将以上所产生的费用平均到产品成本中。

（三）价格核算

报价通常使用FOB（离岸价）、CFR（成本加运费）、CIF（成本加保险费加运费）三种价格。对外报价核算时，应按照以下步骤进行：明确价格构成，确定价格构成，确定成本、费用和利润的计算依据，然后将各部分合理汇总。

（四）制作报价单

外贸业务人员在制作报价单时一定要考虑发给客户的文档格式，有的人习惯在邮件中附上Excel或Word文档的报价单，结果发出之后常常没有回音。

不少病毒伪装成Excel和Word文档在邮件中出现，因此欧美大部分公司都采用了垃圾邮件过滤系统，只要是邮件中出现Excel和Word文档附件，就统统删除。

解决这个问题的最好办法就是将文件制作成PDF文档。目前还没有病毒能伪装成PDF文件或在PDF文件中“寄生”。业务人员把报价单制作成PDF文档之后在邮件中发送，客户的邮件系统就不会将邮件误判成垃圾邮件或病毒邮件，邮件就可以顺利进入客户的邮箱。

（五）发送报价单后及时通知

在确认报价单准确无误后，可以通过E-mail、QQ或微信及时发送给客户。如果客户规定了发送方式与时间，就按客户要求进行。在报价单发送后，一定要及时通知客户接收，并告诉对方在有效期限内做出回应。

（六）报价单一定要留底

价格报出去了，自己一定要留底，业务人员可以设计一份表格来管理所有的报价，表格名称可按客户名来分类。这样当客户在未来的某个日期来函要求对价格进行调整时，就能及时查看当时的报价，了解当时报价的基础，再根据现时情况进行必要的调整。